1 - El sistema de registro múltiple de entrada, en su forma tradicional, era beneficioso para organizaciones de gran envergadura porque:
Permetía el trabajo simultáneo de varios funcionarios.
Reducía la cantidad de documentos a registrar.
Era más simple de implementar.
2 - Actualmente, el proceso de informatización de las oficinas de registro ha llevado a la sustitución de los libros de registro por:
Sistemas que solo permiten un registro único.
Aplicaciones informáticas adaptadas a las necesidades de cada registro y generalmente centralizadas.
Métodos manuales más eficientes.
3 - Una de las ventajas clave de los sistemas informáticos de registro es que:
Limitan el acceso a los documentos a un solo usuario a la vez.
Solo permiten registrar documentos de salida.
Ofrecen las ventajas tanto del sistema de registro único como del múltiple tradicionales.
4 - Los sistemas informáticos de registro cuentan con mecanismos para la "minimización de la inconsistencia de datos". Esto significa que:
Reducen la duplicación de documentos.
Minimizan los errores al consultar o actualizar datos.
Eliminan la necesidad de un número de inscripción.
5 - Antes de la informatización, los registros de salida utilizaban el mismo sistema que los de entrada, pudiendo ser:
Exclusivamente únicos.
Múltiples si había un libro por dependencia, o único en un solo libro.
Siempre centralizados en un único departamento.
6 - En la actualidad, los sistemas informáticos en los registros de salida también han logrado:
Una reducción de la información contenida en el registro.
La unificación de los sistemas múltiple y único.
La eliminación completa de la necesidad de registro.
7 - La Real Academia Española define "archivo" como el conjunto de documentos archivados, el mueble que los contiene y la habitación o edificio utilizado para ese fin. Desde el punto de vista administrativo, ¿qué se entiende por archivo?
Exclusivamente el edificio donde se guardan documentos históricos.
Una institución encargada únicamente de digitalizar documentos.
El conjunto orgánico de documentos reunidos por cualquier entidad y conservados con fines específicos.
8 - Según el artículo 59.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los archivos son conjuntos orgánicos de documentos reunidos por personas jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para:
Solo la gestión administrativa y la contabilidad.
La investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.