1 - Con relación a la primera acepción de archivo (conjunto de documentos), una de las normas de clasificación que deben cumplir para ser eficaces es la sencillez. Esto implica que:
La clasificación debe ser compleja para garantizar la seguridad.
Solo los encargados del archivo deben comprender el sistema.
Deben ser fáciles de recordar para todos los empleados de la entidad, facilitando la búsqueda.
2 - La característica de rapidez de localización en un sistema de archivo eficaz significa que:
Cada documento debe ocupar un lugar determinado, permitiendo un acceso directo.
Solo se permite la consulta a través de un sistema informático centralizado.
Los documentos pueden dispersarse para optimizar el espacio.
3 - El requisito de economía en la clasificación de un archivo se refiere a:
La inversión en muebles de archivo de alta gama.
La venta de documentos antiguos para financiar nuevas adquisiciones.
Evitar material inútil y espacios vacíos para optimizar recursos.
4 - Un archivo cumple su función principal si es eficaz. Esto se logra si el documento buscado puede ser:
Duplicado para múltiples usuarios.
Encontrado con rapidez y facilidad.
Trasladado a un archivo externo para su conservación.
5 - Las carpetas de suspensión se distinguen de otros tipos de carpetas porque:
Poseen enganches en sus extremos para suspenderlas de guías en los muebles.
Tienen varios apartados para diferenciar documentos.
Son de cartulina más fina.
6 - ¿Qué componente de un archivo se utiliza para separar los distintos grupos o subgrupos de documentos, siendo una cartulina gruesa con una pestaña?
Los Bucks.
Las guías.
Las carpetas individuales.
7 - Las guías-falta se utilizan en un archivo para:
Indicar que una carpeta no se ha clasificado correctamente.
Situarse en el lugar de una carpeta retirada, anotando detalles para evitar su extravío.
Señalar documentos con errores o información incompleta.
8 - Los ficheros son muebles específicamente diseñados para:
Guardar documentos de gran tamaño.
Almacenar carpetas individuales.
Contener fichas y evitar que se dispersen mediante compresores.