Supuesto práctico - Examen tipo test - Ayudantes de Archivo P.I (OEP 2020) Junta de Andalucía 11/05/2022

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SUPUESTO PRÁCTICO

El supuesto práctico que se presenta a continuación ha sido elaborado a partir de una situación ficticia, con el único fin de proporcionar el contenido adecuado para la realización de este examen.

Después de varios años sin personal especializado, al menos de manera estable, a mediados de 2021 el Archivo Central de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación está gestionado por cuatro funcionarios de carrera: su directora, un técnico superior y dos ayudantes. Hace apenas tres meses, han sido ampliadas las dependencias del Archivo con la habilitación de un nuevo depósito, lo que ha permitido acometer las tareas necesarias para una progresiva restauración del flujo documental en la Consejería.

Desde el Servicio de Centros de Mayores, dependiente de la Dirección General de Personas Mayores han sido solicitados (vía correo electrónico) los servicios del Archivo Central para desocupar con urgencia el espacio que ocupan en sus oficinas 788 cajas cajas de la serie “Expedientes de ingresos en residencias de mayores”, finalizados entre 2003 y 2004. Esta acumulación de documentos en las oficinas se debe, principalmente, a que durante varios años el Archivo Central de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación careció de los recursos humanos necesarios y, además, de suficiente espacio en sus depósitos para acoger nuevos ingresos.

La resolución comprendida en la Tabla de Valoración (código 80) de la serie “Expedientes de ingresos en residencias de mayores”, aprobada por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (en adelante CAVD), dispone lo siguiente:

“Se conservará la serie principal en los Archivos Centrales. Se podrá eliminar en su totalidad la serie duplicada en las Delegaciones Provinciales a los cinco años de finalizar su tramitación administrativa. De la documentación a eliminar se conservará una muestra de 5 expedientes por año. Fechas extremas del periodo estudiado: 1991-2004.”

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1 - Ahora que el Archivo Central de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación ha empezado a normalizar su funcionamiento, ¿qué instrumento debe elaborar el personal archivero para regular el proceso de transferencia desde las oficinas productoras?
Registro de entradas.
Calendario de transferencias.
Inventario de control de ingresos.
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2 - ¿A través de qué sistema de información el Servicio de Centros de Mayores (y cualquier otro) deberá realizar sus solicitudes de transferencia al Archivo Central de la Consejería?
Notific@
@ries
@rchivA
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3 - De acuerdo con las instrucciones dadas por el Archivo Central al Servicio de Centros de Mayores, el ingreso se realizará mediante “transferencia regular”. ¿Mediante qué documento se formalizará esta transferencia?
El acta de entrega.
La relación de entrega.
El inventario.
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4 - El documento de formalización al que hace referencia la pregunta anterior requiere la firma de:
el Jefe o Jefa del Servicio de Centros de Mayores.
el funcionario o funcionaria que se encargó de tramitar la transferencia en la oficina.
el Secretario General Técnico de la Consejería.
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5 - Una tarea que deberá realizar el personal del Archivo Central, antes de instalar los expedientes transferidos en el depósito, se denomina:
cotejo.
inventario somero.
muestreo aleatorio.
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6 - Según el artículo 36 del Decreto 97/2000, de 6 de marzo, que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos (en lo adelante RSAA), antes de la transferencia de los expedientes al Archivo Central, una de las excepciones en cuanto a la eliminación de copias, reproducciones y borradores es que estos:
estén basados en listados de ordenador que no figuren en el expediente.
aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado.
contengan anotaciones manuscritas de cualquier naturaleza.
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7 - Una vez que la transferencia ha sido realizada, el Archivo Central recibe una solicitud de préstamo de varios de estos expedientes. Según establece el artículo 99 del RSAA, ¿quién debe realizar la solicitud y recepción de este préstamo administrativo?
Cualquier funcionario o funcionaria adscrito al Servicio de Centros de Mayores.
Todo el personal funcionario de la Consejería a la que pertenecen los documentos.
La Jefa o Jefe del Servicio de Centros de Mayores.
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8 - ¿Con qué frecuencia el Archivo Central deberá revisar los préstamos efectuados, a efectos de renovarlos o reclamar la devolución de los documentos?
Cada seis meses.
En los plazos que el personal del Archivo Central estime conveniente.
Con periodicidad no superior a 1 año.
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9 - Desde el Servicio de Centros de Mayores se solicita al Archivo Central la reproducción de uno de estos expedientes. Uno de los elementos que deberá constar en la solicitud de reproducción es:
la signatura.
el número de orden.
el código del Registro de ingresos.
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10 - Entre los documentos que conforman el Expediente de ingreso en residencias de mayores figuran: informe médico y/o psiquiátrico (expedido por médico facultativo) e informe psicológico (expedido por un licenciado en psicología). El Archivo Central de la Consejería ha recibido la solicitud de un usuario externo que alega fines de investigación para consultar varios de estos expedientes. De acuerdo a la normativa vigente en materia de transparencia y acceso a la información pública, el acceso a estos expedientes:
en ningún caso es posible, al contener datos categorizados como especialmente protegidos.
es posible previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.
es directo, siempre que el investigador motive su solicitud con fines históricos, científicos o estadísticos.
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11 - En enero de 2022, otra vez por la urgente necesidad de desocupar espacio en sus oficinas, el Servicio de Centros de Mayores solicita transferir al Archivo Central 354 cajas de expedientes finalizados en diciembre de 2020. Pero en este caso, se trata de una serie documental que no cuenta con tabla de valoración. De acuerdo a lo dispuesto en el RSAA:
los expedientes no pueden ser transferidos al Archivo Central, porque aún no han transcurrido cinco años desde que se puso fin al procedimiento.
los expedientes pueden ser transferidos, porque ha transcurrido ya un año desde que finalizó el trámite administrativo.
los expedientes podían haber sido transferidos en enero de 2021.
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12 - La dirección del Archivo Central de la Consejería estima que esta serie (a la que hace referencia la pregunta anterior) tiene escaso valor para su conservación a largo plazo. Por tanto, después de consultarlo con la Jefa del Servicio de Centros de Mayores, se decide comenzar el proceso para que estos expedientes puedan ser eliminados. ¿Qué es necesario hacer?
elevar propuesta de eliminación a la CAVD acompañada del respectivo estudio de identificación y valoración.
disponer la eliminación de los expedientes en la oficina productora tras informe favorable del Servicio Jurídico de la Consejería.
elevar propuesta a la Secretaría General Técnica para que disponga la eliminación por urgente necesidad.
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13 - El personal del Archivo Central de la Delegación Territorial de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación en Cádiz ha solicitado asesoría al Archivo Central de la Consejería sobre la manera en que ha de proceder para aplicar la resolución de la Tabla de Valoración (código 80) a 535 unidades de instalación de la serie duplicada de Expedientes de ingreso en residencia de mayores, finalizados entre 2006 y 2008. Según instrucciones publicadas por la CAVD en la web de la Consejería de Cultura, ¿qué corresponde hacer en este caso?
solicitar a la CAVD la modificación de de la Tabla de Valoración en vigor, adjuntando nuevo estudio de identificación y valoración.
ejecutar la eliminación, previo informe favorable de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación.
elevar propuesta de eliminación a la CAVD, adjuntando al Informe preceptivo del archivero/a el Anexo 1 para la ampliación del periodo estudiado.
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14 - De acuerdo con en el artículo 39 del RSAA, una vez pueda llevarse a cabo la eliminación de los expedientes a la que hace referencia la pregunta anterior, se levantará acta por duplicado, debiendo ser enviado un ejemplar:
a la CAVD.
al titular de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y de Conciliación.
a la Jefa o Jefe del Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura.
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15 - En este caso (ver las dos preguntas anteriores), el acta de eliminación deberá estar firmada por:
el Consejero o Consejera de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación y por el archivero/a responsable.
el Delegado o Delegada Territorial de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación en Cádiz y por el archivero/a responsable.
el Secretario/a General Técnico de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación y por el archivero/a responsable.
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16 - Ahora que el Archivo General de Andalucía tiene una nueva sede, con disponibilidad de espacio para acoger nuevos ingresos, el Archivo Central de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación va a iniciar el proceso para transferir las 788 cajas de Expedientes de ingresos en residencias de mayores (2003-2004) que han sido recientemente transferidos por el Servicio de Centros de Mayores. Según la Orden de 20 de febrero de 2007, la tramitación de cualquier transferencia por los Archivos Centrales:
se hará obligatoriamente a través de @rchivA.
podrá utilizar cualquier aplicación que para ello tenga a su disposición.
podrá realizarse por correo electrónico si no existiera otro medio disponible.
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17 - Según las “Instrucciones técnicas para la articulación de las transferencias desde los archivos centrales al Archivo General de Andalucía”, versión marzo 2019 (en adelante IT-AGAn) publicadas en la web de la Consejería de Cultura, los documentos se transferirán en cajas normalizadas:
de tamaño folio prolongado (11 x 38,5 x 27,5 cms. aprox.)
de tamaño A4 (10 x 32 x 23 cms. aprox.)
de tamaño folio (10 x 36 x 25 cms. aprox.)
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18 - De acuerdo con las IT-AGAn (a las que hace referencia la pregunta anterior), la ordenación física de las unidades de instalación ha de reflejar con precisión:
el código de la Tabla de Valoración correspondiente.
el número originalmente consignado por la oficina productora.
el campo “número de orden” de la relación de entrega.
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19 - Según las IT-AGAn, en un lugar visible de las cajas a transferir al AGAn también se indicará:
las siglas de la Consejería de procedencia.
el número de solicitud de transferencia al AGAn (ST).
el código de la serie.
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20 - La realización de esta transferencia al AGAn generará en el Archivo Central de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación:
un acta-inventario de documentos transferidos.
una salida definitiva de documentos.
un informe de transferencia regular.
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21 - (Reserva) El código “80” de la Tabla de Valoración de los Expedientes de ingreso en residencias de mayores es:
el atribuido por el BOJA al extracto de la Tabla de Valoración de esa serie documental.
el asignado por el archivero/archivera que realizó el estudio de identificación y valoración de esa serie documental.
el asignado a esa serie documental en el Registro de tablas de valoración aprobadas.
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22 - (Reserva) Con el objetivo de garantizar la correcta identificación de la serie documental, las IT-AGAn establecen que en la solicitud de transferencia regular ha de cumplimentarse obligatoriamente:
el campo “Productor”.
la historia archivística.
el elemento “Notas”.
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23 - (Reserva) La resolución de la tabla de valoración (código 80) reseñada en el supuesto práctico, implica que la serie documental de la Consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación:
Es eliminable antes de la transferencia al Archivo Histórico.
Debe aplicársele un muestreo.
Es de conservación permanente.
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